Datenschutz

I. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen lautet:

Promotionskolleg für angewandte Forschung in Nordrhein-Westfalen
Konrad-Zuse-Straße 10
44801 Bochum
E-Mail: info@pknrw.de
Tel: +49 (0)234-32-10180

Unser Datenschutzbeauftragter ist:

Heiner Niehüser
DSB Münster GmbH
Martin-Luther-King-Weg 42-44
48155 Münster
E-Mail: datenschutz@dsb-ms.de
Tel.: +49 (0)251-71879110

II. Verarbeitungen personenbezogener Daten

1. Geltungsbereich dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise gelten für alle Verarbeitungen von personenbezogenen Daten, für die das Promotionskolleg verantwortlich ist.

2. Veröffentlichung von personenbezogenen Daten auf unserer Internetseite

Die Veröffentlichung von Angaben zu Professor*innen und Promovierenden (Name, Grad, Hochschule) auf unserer Homepage ist für die Öffentlichkeitsarbeit und Transparenz erforderlich und dient damit der Wahrnehmung berechtigter Interessen der Beteiligten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Angaben, die darüber hinaus gehen, wie z.B. Fotos, sind freiwillige Angaben.

3. Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Professor*innen und Promovierenden

Wir verarbeiten zur Vertragserfüllung (Immatrikulation, Annahme, Mitgliedschaft) oder für vorvertragliche Maßnahmen (Bewerbung) personenbezogene Daten von Professor*innen und Promovierenden. Dies betrifft Personenstammdaten, Kennungen, Qualifikationen und Nutzungsdaten. Diese Daten werden auf unseren Servern verarbeitet. Für das Hosting und die Softwarewartung haben wir Dienstleister beauftragt, mit denen wir Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen haben. Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten ist laut Hochschulgesetz NRW mit den Herkunftshochschulen gesetzlich vorgeschrieben. Dies betrifft die Immatrikulation, Hörerstatus, ggf. Beurlaubung, ggf. Exmatrikulation. Eine weitere Übermittlung von personenbezogenen Daten, auch in Drittländer, findet nicht statt und ist auch nicht geplant. Wir löschen oder anonymisieren personenbezogene Daten nach Entfall des Verarbeitungszweckes und nach Ablauf etwaiger Aufbewahrungsfristen.

4. Verarbeitung personenbezogener Daten bei Besuch unserer Internetseite

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit
• aufgerufene Seite / Name der abgerufenen Datei
• Browsertyp
• Meldung, ob der Zugriff/ Abruf erfolgreich war

Die IP-Adresse wird nur für die Beantwortung der Anfragen erfasst. Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Webseite sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Webseite und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung erfolgt ausschließlich zu statistischen Zwecken.

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung von Daten, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Unsere Webseite verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für die Bereitstellung und Inhalte dieser Website erforderlich sind und die nach § 25 (2) TTDSG nicht der Einwilligung der Nutzer*innen bedürfen.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Die Logfiles mit allen Daten werden 72 Stunden nach Ende des Besuchs gelöscht. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht und verfremdet, so dass eine Zuordnung des laufenden Clients nicht mehr möglich ist.

5. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt sowie Telefon

Sofern innerhalb des Internetangebots des Promotionskollegs NRW die Möglichkeit zur Eingabe personenbezogener Daten (z.B. E-Mail-Adresse, Name, Anschrift etc.) besteht, werden diese Daten an uns übermittelt und gespeichert. Dies gilt auch, sofern die personenbezogenen Daten über ein hierfür von uns angebotenes Kontaktformular eingegeben werden. Zum Zeitpunkt der Absendung der Nachricht über ein Kontaktformular werden zudem folgende Daten gespeichert:

• IP-Adresse des Nutzers
• Datum und Uhrzeit.

Die Verarbeitung Ihrer Daten geschieht für vorvertragliche Maßnahmen, die aufgrund Ihrer Anfrage erfolgen (gem. Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO).

Erfolgt die Kontaktaufnahme über eine bereitgestellte E-Mail-Adresse oder Telefon, werden die mit der E-Mail bzw. telefonisch übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert. Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten mittels Eingabemaske oder Online-Formular dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus einer übermittelten E-Mail dient uns zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme und Führung einer Konversation und zur Kommunikation. Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist beim Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus einer Eingabemaske des Kontaktformulars entfällt der Zweck der Erhebung, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der Nutzer und/oder das Promotionskolleg NRW die Konversation als beendet betrachten. Für die personenbezogenen Daten, die aus einer E-Mail übersandt wurden, entfällt der Zweck der Erhebung, wenn die Konversation und jedwede Kommunikation mit dem Nutzer beendet ist.

6. Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zweck der Alumni-Arbeit

Das Promotionskolleg NRW verarbeitet personenbezogene Daten zum Zwecke der Alumni-Arbeit. Dies dient dem Aufbau eines Alumni-Netzwerks. Im Fokus stehen hierbei eine anlassbezogene Kommunikation und Information, die Organisation von Alumni-relevanten Veranstaltungen sowie die Evaluation unserer Promotionsverfahren. Unter Evaluation können dabei auch freiwillige und nicht-anonyme Einzelgespräche mit Ihnen oder im Rahmen der Befragung gefasst werden, in denen insbesondere Meinungen und Erfahrungen zur Promotion erhoben werden. 

Folgende Daten werden erhoben: 

• Anrede
• Name
• Vorname
• (private) E-Mail-Adresse
• Abteilung des PK NRW, 

Sofern Sie die Möglichkeit zur Eingabe personenbezogener Daten für die Alumni-Arbeit des Promotionskollegs NRW nutzen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten an uns übermittelt und gespeichert. Ihre Daten werden ausschließlich für die oben genannten Zwecke des PK NRW erhoben und verarbeitet. Eine Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zu anderen als den beschriebenen Zwecken oder eine Überlassung an Dritte erfolgt nicht.

Rechtsgrundlage für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 DSGVO.

Ihre Einwilligung erfolgt unbefristet und freiwillig. Ihre Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist bzw. bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.

7. Webseitenanalyse – Einsatz von Matomo

Das Promotionskolleg NRW verwendet auf seinen Webseiten das Open-Source-Analyse-Tool Matomo. Matomo ist eine Open-Source-Webanalyseplattform, mit deren Hilfe Informationen über das Nutzungsverhalten der Webseiten-Besucher erfasst werden. Dazu gehören Seitenaufrufe, Downloads, Formularübermittlungen und andere Interaktionen. Auch die IP-Adresse sowie Geräteinformationen wie der verwendete Browser oder das Betriebssystem werden erfasst. Ziel ist es, durch Analyse der Daten das Webangebot des Promotionskollegs NRW zu verbessern.

Das Promotionskolleg NRW verwendet Matomo in einer Version, die keine Cookies benötigt. Es werden zum Zweck der Webanalyse also keine Matomo-Cookies auf Ihrem Endgerät gespeichert. Die so erfassten Daten werden an den Server des Promotionskollegs NRW/der HS Bochum übertragen. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt, die Daten werden anonymisiert und zu Zwecken der Nutzungsanalyse gespeichert. Eine Weitergabe der erhobenen Daten an Dritte erfolgt nicht. 

Die Verarbeitung der Daten erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 DSGVO mit dem berechtigten Interesse der Nutzungsanalyse zur Verbesserung des Webangebotes. 

III. Rechte der von der Datenverarbeitung betroffenen Personen

1. Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, auf Antrag unentgeltlich Auskunft über die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Liegt eine solche Verarbeitung vor, könne Sie von dem Verantwortlichen über folgende tatsächlich verarbeitete Daten und darüber hinaus Auskunft verlangen:

• die Zwecke, zu denen personenbezogen Daten verarbeitet werden
• die Kategorie von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
• die Empfänger bzw. Kategorie von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
• die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien über die Festlegung der Speicherdauer;
• das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
• das Bestehen eines Beschwerderechtes bei einer Aufsichtsbehörde;
• alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden.

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

• wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
• die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
• der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
• wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

4. Recht auf Löschung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 16-21 DSGVO)

Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

• Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
• Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
• Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
• Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
• Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
• Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

5. Information an Dritte

Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

Ausnahmen

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

• zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
• aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h) und i) sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
• für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit § 10 Datenschutzgesetz NRW soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

6. Mitteilungspflicht bei Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

7. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

• die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO beruht und
• die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

8. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

9. Recht auf Widerruf Ihrer datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit zu widerrufen. Den Widerruf Ihrer Einwilligung können Sie schriftlich an folgende E-Mail-Adresse senden: info@pknrw.de. 

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung bzw. zu Ihrem Widerspruch, sofern wir nicht durch rechtliche Verpflichtung zu einer längeren Verarbeitung (z.B. Speicherung) verpflichtet sind. 

Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

10. Beschwerderecht

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutz- Grundverordnung oder gegen das Datenschutzgesetz NRW verstößt.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

Die Kontaktadresse der Beschwerdestelle lautet:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf
Tel.: 0211 / 38424-0, Fax: -10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de